El Control Interno. Elemento clave del negocio exitoso

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CONTROL INTERNO

Toda entidad económica requiere que se le implemente un sistema de control interno (SCI) que promueva la protección y el buen uso de sus bienes y de sus recursos, la adherencia a las políticas de la administración, la eficiencia operativa y la obtención de información financiera útil para la toma de decisiones.

EL SCI está integrado por diversas políticas, guías, manuales, procedimientos, softwares, sistemas y diversas medidas que tienen como objeto mantener y crear una estructura para que las actividades se ejecuten con un orden previamente establecido, que pueda verificarse y supervisarse con la oportunidad necesaria. Según su finalidad se divide en dos formas: de organización y de operación.

Las de medidas de organización que promueven el orden mediante la división de labores, la delegación y el mando de autoridad, y el perfil idóneo para ocupar los puestos de las áreas operativas de la empresa y las de operación que se componen por diversos softwares, procedimientos y políticas que, en su conjunto, buscan promover la planificación, la ejecución y el control de las funciones y actividades operativas y administrativas.

Hoy en día, las empresas pueden utilizar sistemas de gestión empresarial con entorno Web que permiten un control muy eficiente en cada uno de los procesos de las áreas operativas.

Dentro de estos sistemas destaca el uso del ERP (Enterprise Resource Planning), que es un software de planificación de recursos empresariales, diseñado para ordenar y controlar todas las áreas funcionales, mediante un flujo de trabajo interrelacionado entre los usuarios de las diferentes áreas, agilizando las actividades cotidianas y reduciendo el tiempo real de las tareas repetitivas. Es una herramienta de gestión empresarial que promueve el orden, el control, la comunicación departamental y la eficiencia operativa. de los recursos de la empresa.

Una de sus principales ventajas es que, al captar todas operaciones realizadas en momento presente, las registra al mismo tiempo en los controles administrativos y operativos, como en el sistema contable. Por lo tanto, proporciona con rapidez reportes administrativos -a detalle y acumulados-, por el periodo que la administración requiera evaluar y en el momento en que se desee hacerlo-, tales como reportes de: ventas, compras, tesorería, almacén, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, nóminas, etcétera.

Así mismo, brinda información financiera histórica a través de estados financieros contables, en el momento que se desee y con la información complementaria que se requiera.

Un ejemplo de los grandes beneficios de implantar un ERP con respaldo en la nube en las empresas de compra-venta. es la posibilidad de determinar y conocer con rapidez, lo que la administración necesite saber y en tiempo presente, sin importar la distancia. Si el dueño, el administrador o el jefe de área quiere conocer alguna información, solo debe conectarse al sistema mediante el internet y dar un clic. Es decir, no necesita estar en las instalaciones de la empresa, ni solicitar la información a los encargados departamentales, sólo debe conectarse por internet al sistema y con su clave de acceso puede obtener la información que requiera y necesite evaluar.

El costo de un ERP y de su implantación, es una inversión que vale la pena erogar por los beneficios que aporta en la gestión administrativa, sin embargo, se debe decidir su uso en base al principio de costo-beneficio y buscar la mejor opción dentro de la gama de sistemas que ofrecen diversos proveedores, tomando en cuenta las características de sus sistemas y las necesidades de la empresa.

Por otro lado, una de las principales situaciones que afectan la eficacia del SCI, es la falta de interés de los directivos de la empresa, en promover y vigilar que las diversas gestiones operativas y administrativas, se lleven a cabo con estricto apego al sistema de control interno establecido.

Esto sucede, cuando la Dirección no le da la debida importancia a la verificación y supervisión continua del cumplimiento de cada una de las medidas de control implantadas, que en su conjunto integran en el sistema de control interno. En este orden de ideas, el empresario debe ser consciente de las siguientes consideraciones:

  • Que promover el control interno es una necesidad para poder mantener el orden en la empresa y para lograr el alcance del objetivo y el éxito empresarial.
  • Que un SCI es un elemento complementario de la estructura de organización, y necesario para mantener orden, control y eficiencia laboral.
  • Que en todo negocio hay un grado de entropía por la propensión natural de todo sistema al desorden.
  • Que establecer un sistema de control interno en la empresa, es una inversión y no un gasto operativo.
  • Que tanto el personal como el dueño y los directivos, deben capacitarse en el uso del sistema.
  • Que la implementación de un ERP lleva cierto tiempo, y que la dirección debe involucrarse en la misma hasta que se logre totalmente el cometido.
  • Que es responsabilidad del área directiva establecer el SCI que la empresa requiera y vigilar permanentemente que su funcionamiento sea eficaz.

Sé consciente que todo negocio requiere ser controlado para que sea exitoso y continuo. Invierte el tiempo y el dinero que sean necesario hasta que éste cuente con un SCI integrado por procedimientos, sistemas y medidas de control, que sean efectivos para proteger los recursos de la empresa, para obtener información útil, así como para promover que las actividades operativas se lleven a cabo con orden y con control.

Establecer en tu negocio un SCI eficaz es tu responsabilidad. Dale a ese cometido la importancia debida y estructúralo lo mejor posible. Si lo haces, tendrás una base sólida de orden, de supervisión y de verificación de la gestión humana. Tú decides.

 

Autor: Dr. Edgar Hernández Cancino Quintero

Es contador público y auditor, egresado de la Universidad Veracruzana, con estudios de especialidad y maestría en administración fiscal. Realizó un Doctorado en Gobierno y Administración Pública. Por más de 30 años ha ejercido contaduría pública como consultor de empresas, dictaminador fiscal y perito contable. Es socio director de XELCRON Empresa de Tecnología especializada en Sistemas Administrativos. Socio Director de Cancino, Hidalgo y Asociados, S.C.

Ha impartido conferencias, talleres y cursos en desarrollo humano y en las áreas de fiscal, ética y contabilidad en diversas universidades públicas y privadas en México y en el extranjero. En el 2011 publicó la obra Ponga en orden su vida y sea feliz: controle su entropía y en el 2013 el libro Decídete a ser feliz: una guía para lograrlo.

Fuente: Lider Ejecutivo

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